BİR MASON LOCASININ GÖREVLİLERİ - 11

[ADAM]

Sekreter

Bir locada en ağır yükü taşıyan görevli…

Sekreterin görevleri hem çok yüklüdür hem de loca toplantıları dışında da hayli yoğun olarak çalışmasını gerektirir. Bunun için yapması gereken ilk ve en önemli iş, bir yardımcısı varsa görevlerini onunla paylaşmaktır. Yoksa, hali yaman…


Sekreterin görev ve sorumlulukları saymakla zor biter. Birkaç önemli noktaya değineyim:

   Locanın üye kütüğünü (matrikülü) her an en son durumuna göre hazır etmek.

   Toplantıya katılma ya da devam çizelgelerini düzenli olarak izlemek.

   Görevlilerin seçimlerinden önce, gerek aday olabileceklerin listesini gerekse yeterli sayıda oy pusulasını hazırlammak.

   Kimi konukların loca toplantısına katıldıktan sonra “toplantıya katılma belgesi” isteyebileceklerini düşünerek, bunun için önceden hazırlıklı olmak.

   Bir oturumda tüzükler ya da çalışma yöntemi (ritüel) uyarınca ant içmek (yemin etmek) gerekeceğini bilerek, bunlara ilişkin yazılı metinleri önceden hazırlamış olmak.

   Loca üyeleri arasındaki “iletişim zinciri”ni (varsa), her üyeye en kolay ve en hızlı biçimde erişilebilmesini öncelikli tutarak hazırlamak. Üyelerden herhangi birinin adres, e-posta ve telefon numaralarındaki değişikliği, hemen diğer üyelere iletmek.

   Toplantı gündemlerini içeren çağrıların (davetiye) tüm loca üyelerine ve diğer ilgililere olabildiğince önceden iletilmesine özen göstermek.

   Bir toplantıda yapılacak olan yönetimsel işlemler (idari muameleler) ile ilgili tüm belgeleri önceden hazırlamak.

   Mabetteki oturum boyunca göz kulak kesilmek; her olup biteni hemen not etmek. (Sanırım en zor ve en ağır iş de bu.)

   Oturum tutanaklarını kaleme almak. (Bunun zorluğu ve yaka de bir oturuma katılamamış olan bir üye, tutanağı dinlediği zaman, önceki oturumda neler olup bitmiş ve neler konuşulmuş olduğunu öğrenebilmesinin sağlanması.)

Sekreterin görevlerinden biri de herhangi bir üye ile ilgili olmak üzere locaya bilgi vermek gerektiğinde bunu tam ve yanlışsız verebilecek bir durumda olmasıdır. (Böyle bir gereklilik özellikle bir üyenin düzen durumunun ya da derecesinin artırılmasının görüşülmesi söz konusu olduğunda doğar.)

Sekreterin görevi bir gün sona erer; yerine bir başka üye seçilir. Sıra görevi devir ve teslim etmeye geldiğinde önceki sekreterin de yeni sekretere locanın üye kütüğünü, dosyaları, defterleri ve diğer belgeleri, varsa elektronik kayıtları özenle aktarması ve görevin aksaksız sürekliliğini sağlaması gerekecektir. Bunu söylemesi kolay ama bu sıradan bir iş, sadece bir devir ve teslim işlemi değildir. Bu nedenle önceki sekreter, yeni sekretere birçok açıklama yapar; neyi nasıl yürütmüş olduğunu anlatır. Hatta belki yeni sekreter görevine başladıktan sonra bile bir süre için ona bir danışman gibi yardımcı olur.